1：阅读要轻松
尽可能使用图形化来说明问题,关于这个文件报告的表达方式就显的很关键了，很早以前就有个文不如列、列不如表、表不如图的说法，的确很有道理.老板每天要审批要过目太多的重要文字报告，还要考虑很多的事情，你所呈交上来的若是文字性报告，洋洋洒洒、密密麻麻的文字，老板那里看的下去，既然是看不下去，那你辛辛苦苦绞尽脑汁写出来报告意见建议又有何用？不如尽可能的以图画的形式表达出来，直观扼要的说明问题或是你的想法，且稍带趣味性，大大提高你报告的可看性，也就大大的提高了你的报告被老板的接受程度。
2。语气要诚恳
态度往往能改变事情的性质,在报告中,保持诚恳谦朴的语气,处处体现出对领导尊敬和对职务的责任感,从文字上消除否定上级的痕迹.
3：提出问题及解决方案
,过多的提出问题,但并没有提出相应的解决方案,这在上级领导看来,就与发牢骚并无二至,也就很容易联系到逃避责任的范畴里去,所以,在报告中,不但要提出问题,更要提出问题的解决方案,这才是一份完整的有意义的报告.
4：先给甜头
上级领导喜欢看员工是怎么做的,而不是怎么想的,想法和做法,中间差得很远,所以,在报告中,员工要对所反应的问题不能仅仅停留在字面上,而是要侧重提出你曾做过的尝试和努力,无论努力的结果如何,至少要让明白,你是曾经很认真的来尝试解决这一问题,目前通过尝试,已经在一定程度上验证了此事的解决方案,这样,有理有据,体现出你的客观性和较强的实际执行能力.
5.注意主观色彩
少用”以我之见,我认为”等主观色彩强烈的词语,消除个人主观色彩强烈的痕迹.可多采用一些”综合多方面因素来看”或是”从实际运行的效果来分析”等较为中肯,理性的词句.
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