一、公文的内容必须符合国家的法律、法规及其他有关规定。这是对公文内容的最基本的要求。否则，便会陷入“黑头不如红头，红头不如无头”，条块分割，部门利益至上的无政府主义状态。实际上，这样的公文自始便无效力可言。
二、公文制发机关与其内设职能部门二者的关系在行文过程中要摆正。如某信用联社拟组织一次业务方面的检查，由某业务部门起草的一份通知中有这样一段话：为了……，联社××科室决定组织一次××××检查……。决定组织检查的是某信用联社而非该联社内设的职能部门。内设职能部门只是执行机构，不是决策机关。而文中表述的是一种决策意图，因此将“联社××科室决定”改为“联社决定”就比较确切。
三、尽可能地使用专业术语(专有名词)和公文专用语。专业术语(专有名词)是专有所指的词汇或称谓。各个行业、各学科大类在业务或学术上都有本行业、本学科和专业术语(专有名词)，使用专业术语(专有名词)更能增强公文的表现力。公文专用语是在长期的使用过程中定型化和规范化的词语，有特定的含义，如“阅示”、“阅处”、“阅办”、“拟请”、“当否”等。恰当地使用公文专用语，可使公文风格更加庄重。
四、有些公文的体式要保持相对的稳定。如监察类的处分文件，第一部分通常是介绍被处分人的基本情况：××，男，××年××月出生，××市××镇人，××文化程度，现任××职务。这种顺序一经确定，就要保持相对的稳定，不要随意变更。
五、有些类别公文的表述形式和结构要直接套用。如转发上级公文，同时提出贯彻意见和新的要求时，一般的表述形式为：“现将××(机关名)《原文件名》(原发文字号)转发你们，并提出如下要求，请一并贯彻落实。”这种形式就象数学公式一样，遇到类似的公文就可以直接套用这种格式。又如检查类通报，一般分为基本情况、主要成绩、存在的问题、处理意见、后段工作要求等几个部分，遇到这类公文，按这几部分来起草即可。
六、有些概念、定义之间的界限要划分清楚。特别是有些差别容易被忽视，或者其错误用法平时在头脑中已经固化了的概念和定义，在表述时尤其要引起注意。如抵押与质押、侵占与职务侵占、挪用公款与挪用资金、效益与利润、罚款与罚金、员工与职工等概念之间，有些差别比较明显，有些差别很细微，在使用时要注意区分，正确选择使用，不能凭想象和主观臆断。
七、要正确使用模糊语言。公文写作要求评议精确，便于操作，但在某些情况下需要辅助于模糊性语言，这是因为有些内容由于受人们认识的限制，无法进行精确表达，或由于环境、条件、对象等限制而不宜进行精确表达。
八、有些容易混淆的词，使用时要注意辨析。比较典型的有截止昨截至、必须和必需、启用和起用、启示和启事、反映和反应等等。
九、有些容易习惯性用错的词要注意纠正。如会(汇)同、与(予)会、账(帐)务、再接再厉(励)等等。
十、有些习惯性用法要留心掌握正确运用。比如“等”字用法中有以下二种比较常用：①表示列举未尽(可叠用)。“××、××、××等(等)单位”一句中的“等”字即属这种用法。②表示列举后煞尾。“××、××、××等三个单位”一句中的“等”字即表示列举后煞尾。第一种用法容易理解，第二种用法则看似累赘，而实际上是一种习惯用法。
十一、计量(价)单位前后要一致。比如信用社系统的公文中经常要使用货币单位，货币的基本单位是“元”，在表述较大数量时，也经常使用“万元”、“亿元”作单位。但无论使用什么作单位，都应保持前后体例一致，否则就显得比较凌乱。如果文中还涉及到其他计量单位时，也要保持通篇一致，并且要使用法定计量单位。
十二、数字用法要规范。比如层次结构第一层应用“一”，第二层应用“(一)”，第三层用“⒈”，第四层用“⑴”，成文日期一般要使用汉字等。
十三、正确使用标点符号。比如《国家行政机关公文处理办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
十四、要使用规范化的简称，有时还要根据受文对象来确定使用什么样的简称。如“中国人民银行”，我们习惯简称“人总行”或“总行”，在什么时候简称“人总行”，什么时候简称“总行”则要根据受文对象确定；又如“湖北省信用社联合社”，我们习惯简称“省联社”或“省信用联社”，在使用简称时也要注意根据受文对象选择使用。否则，会让受文对象不知简称所指。
十五、要慎重运用修辞手法。尤其是比拟、比喻、夸张、双关、反语等修辞手法原则上不要使用，对偶、排比、反复等手法可以适当运用。
十六、限定词的放置位置要恰当。比如“原××信用社主任××”与“××信用社原主任××”两句话，因“原”字放置的位置不同，所表述的意思就有很大差别。
十七、避免使用易产生歧义的字、词、句。比如“请于9月5日前来报到”这个句子，究竟是要求在9月5日之前报到，还是要求在9月5日这一天报到，“前来”二字就容易让人产生歧义。
十八、用笔要符合归档要求。不能用圆珠笔、铅笔等不合归档要求的笔起草公文。
|
